Codice Etico

Indice dei contenuti

Milano 2 Gennaio 2015

Premessa

Principi Generali

Art. I…………Responsabilità

Art. II………..Lealtà aziendale

Art. III………Segretezza

Art. IV………Ambiente di lavoro

Art. V…….…Rapporti con le istituzioni

Art. VI……….Riciclaggio

Art. VII………Fornitori

Art. VIII……..Concorrenza

Art. IX……….Sanzioni

Art. X……..…Vigenza

Art. XI……….Approvazione ed entrata in vigore del presente Codice

Art. XII………Destinatari

Art. XIII……….Revisioni

Art. XIV……..Norme specifiche inserite sulla base della compliance alla disciplina della responsabilità

amministrativa delle persone giuridiche ex. D.Lgs. 231/01

PAGAMENTI ILLECITI E CORRUZIONE CONFLITTI D’INTERESSI – DONI E REGALI – ACCURATEZZA DEI LIBRI CONTABILI,

DELLE REGISTRAZIONI E DEI RENDICONTI PUBBLICI – SICUREZZA INFORMATICA.

PREMESSA

La Società Backstage Service srl, con sede legale in Milano (MI), C.so Lodi, 59, fornisce servizi nell’ambito della

formazione e dello spettacolo attraverso i suoi 6 brand, nel settore del beauty e del fashion.

PRINCIPI GENERALI

Il Codice, approvato dalla Direzione della Backstage Service Srl, determina gli obblighi di lealtà, correttezza, e diligenza

a cui si devono attenere tutte le persone che abbiano rapporti di lavoro di qualsiasi genere con la società.

Il Codice sarà messo a disposizione delle stesse in modo da poter essere condiviso senza remore.

Il Codice è visionabile e scaricabile al sito interno aziendale.

Art. I – RESPONSABILITA’

Ciascun amministratore, dipendente, collaboratore, che abbia rapporti di lavoro con la Backstage Service srl (di seguito

anche Backstage o Azienda) è tenuto ad operare con lealtà, diligenza, correttezza, assumendosi la responsabilità del

proprio operato secondo anche quanto indicato dalla vigente normativa.

Deve inoltre astenersi da comportamenti non in sintonia con quanto dichiarato nel presente Codice e nelle Procedure

Aziendali in vigore, e segnalare con la massima tempestività qualsiasi violazione delle stesse.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore è responsabile dei materiali, beni ed attrezzature, messe a

disposizione dalla Backstage, del suo corretto utilizzo e del suo mantenimento in efficienza.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore è in proprio responsabile di comportamenti che, in contrasto con il

Codice e con le Procedure Aziendali in vigore , possano dare adito a qualsivoglia inconveniente che arrechi danno alla

Backstage stessa o a terzi, ed è consapevole che ciò genererebbe immediatamente tutte le azioni possibili volte al

risarcimento e tutela di quanto causato.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore deve impegnarsi a rispettare le leggi ed i regolamenti di tutti i Paesi

in cui opera in nome e per conto della Backstage.

Art. II – LEALTA’ AZIENDALE

Ciascun amministratore, consorziato, dipendente o collaboratore non utilizzerà per propri fini e/o vantaggi informazioni,

beni ed attrezzature messi a disposizione dalla Backstage per il normale svolgimento del lavoro.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore dovrà astenersi da attività che possano mettere a repentaglio

l’immagine, la solidità finanziaria o l’integrità morale e legale dalla Backstage.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore eviterà di svolgere attività che siano in concorrenza o in conflitto di

interesse con quelle svolte dalla Backstage, anche attraverso l’interposizione di terze persone.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore eviterà di accettare promesse di favori, privilegi personali, offerte di

regali o denaro allo scopo di favorire terzi nei confronti della Backstage, comunicando rapidamente alla Proprietà e alla

Direzione qualora questo avvenga.

Art. III – SEGRETEZZA

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore è tenuto alla massima segretezza relativamente ad informazioni,

contrattualistica, elenchi clienti o fornitori, procedure o quant’altro costituisca patrimonio intrinseco della Backstage e

possa, se divulgato, costituire danno patrimoniale e di immagine allo stesso.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore dovrà trattare dati personali, sensibili ed informazioni riservate, della

Backstage e di terzi, in ottemperanza a tutte le leggi in termini di segretezza e privacy, evitandone qualsiasi uso

improprio.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore non potrà far circolare per gli uffici ed i reparti personale estraneo

all’Azienda senza aver ricevuto la debita approvazione dalla Direzione.

Art. IV – AMBIENTE DI LAVORO

Gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori, non accettano qualsiasi forma di molestia o comportamento

indesiderato, sia esso a base sessuale, di discriminazione sociale o razziale, o che comunque vada a ledere la dignità

della persona.

Ciascun amministratore, consorziato, dipendente o collaboratore deve esimersi da:

– prestare servizio sotto l’effetto di alcolici o sostanze stupefacenti;

– bestemmiare o esprimersi in maniera scurrile;

– tenere comportamenti che possano avere effetto intimidatorio nei confronti di interlocutori esterni e colleghi;

– avere atteggiamenti offensivi nei confronti di interlocutori esterni e colleghi;

– avere atteggiamenti volti a screditare l’operato e la professionalità degli interlocutori esterni, dei concorrenti e dei

colleghi;

– avere comportamenti che possano provocare danni alla salute ed all’incolumità di terzi;

– far circolare per gli uffici ed i reparti personale estraneo, senza aver avvisato la Direzione e l’interessato degli eventuali

rischi per la sua incolumità .

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore dovrà operare nel pieno rispetto della normativa vigente in termini di

sicurezza e salute sul lavoro.

La Backstage si impegna a garantire il massimo rispetto della persona umana, riservando a tutti i propri collaboratori ed

interlocutori la giusta considerazione personale e professionale, la corretta retribuzione, nei termini previsti, la giusta

corresponsione degli oneri sociali.

La Backstage si impegna a non impiegare in alcun caso manodopera minorile, in conformità a quanto dichiarato nelle

Convenzioni dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (O.I.L.).

La Backstage si impegna ad adottare tutte le misure per il rispetto dell’ambiente, ottemperando a tutte le materie in

vigore volte ad evitare l’inquinamento selezionando, ove sia possibile, prodotti e materiali adeguati.

Art. V – RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI

Sono definite Istituzioni quelle pubbliche o locali, nazionali, internazionali, le Pubbliche Amministrazioni, gli enti pubblici,

statali, regionali, provinciali e comunali.

I rapporti con le Istituzioni possono essere intrattenuti da ciascun amministratore, dipendente o collaboratore della

Backstage nel rispetto delle vigenti normative, dei poteri attribuiti e sulla base della massima lealtà e correttezza.

In casi di gare d’appalto la Backstage non si farà mai rappresentare da persone che possano dare adito a conflitti di

interesse.

Nei rapporti con le Istituzioni la Backstage si impegna a fornire, qualora richieste, solo informazioni veritiere su di sé, i

propri legali rappresentanti o delegati, e quant’altro di utilità per meglio definire il proprio operato.

La Backstage eviterà inoltre di far richiedere dai propri delegati informazioni riservate che possano

compromettere l’integrità, la moralità e reputazione dei propri interlocutori all’interno dei rapporti con le

Istituzioni.

La Backstage si impegna a non favorire proprie assunzioni di familiari o conoscenti dei propri interlocutori all’interno

delle Istituzioni, volti a favorire i propri rapporti d’affari.

Ciascun amministratore, dipendente o collaboratore non potrà offrire denaro, doni, servizi, promesse di assunzione,

lavori a funzionari e/o dipendenti della Pubblica Amministrazione o loro parenti.

Art. VI – RICICLAGGIO

Gli amministratori, i dipendenti e collaboratori non devono accettare alcuna forma di implicazione che possa

rappresentare riciclaggio di denaro derivante da qualsiasi forma di attività illecita.

Art. VII – FORNITORI

I fornitori vengono selezionati dalla Backstage in maniera che possano garantire il massimo della affidabilità e del

rapporto qualità- prezzo.

Viene data possibilità a tutti i fornitori che rispondano ai requisiti enunciati all’articolo precedente di competere, qualora

propongano articoli di interesse, a fornire la Backstage.

Vengono esclusivamente utilizzati fornitori che garantiscano il rispetto della persona e non utilizzino lavoro minorile, in

conformità alle Convenzioni dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (O.I.L.).

Vengono esclusi fornitori che utilizzino sistemi illeciti, quali, ad esempio, tentativi di corruzione sia nei confronti della

Backstage sia nei confronti del cliente utilizzatore.

Vengono esclusi i fornitori che non si attengano ai punti enunciati nel presente Codice Etico.

Art. VIII – CONCORRENZA

La Backstage accetta il principio che la libera concorrenza contribuisce al miglioramento delle capacità commerciali.

Evita inoltre di costituire cartelli o accordi volti ad impedire ai propri clienti l’ottimizzazione dei costi.

Nell’ambito della lealtà commerciale, la Backstage si impegna a non violare consapevolmente i diritti di proprietà

intellettuale di terzi.

Art. IX – SANZIONI

E’ da ritenersi obbligazione contrattuale per tutti gli amministratori, i dipendenti e collaboratori della Backstage

l’osservanza del presente Codice, anche in rispetto delle normative vigenti.

Anche in termini di risoluzione dei rapporti di ogni natura con conseguente richiesta di danni da parte della Backstage.

Art. X – VIGENZA

Il presente Codice Etico si applica ai comportamenti assunti dai soggetti interessati successivamente alla sua adozione

da parte del Consiglio di Amministrazione.

A tal fine, successivamente alla sua adozione, il presente Codice è affisso in luogo accessibile a tutti i dipendenti e

collaboratori cui è altresì distribuito in copia e sarà allegato a tutti i contratti siglati con i fornitori e subappaltatori.

Art. XI – APPROVAZIONE ED ENTRATA IN VIGORE DEL PRESENTE CODICE

Il presente Codice è approvato dal Consiglio di Amministrazione ed entra in vigore il giorno stesso dell’approvazione.

Art. XII – DESTINATARI

Le norme del presente Codice sono rivolte e si applicano a tutti coloro che operano presso l’Azienda a qualsiasi titolo

contribuendo alla sua attività di impresa.

Il management e i legali rappresentanti sono tenuti ad applicare e far osservare le norme ivi contenute adottando le

iniziative utili alla loro diffusione presso i propri collaboratori e dipendenti.

In particolare, sono destinatari delle previsioni contenute nel presente Codice:

• i Soci della Backstage

• l’amministratore

• il personale dipendente, i collaboratori, i consulenti, tutti i soggetti muniti di potere di rappresentanza, di

decisione e/o di controllo

• gli agenti e i fornitori di beni e servizi e in generale tutti coloro che a qualsiasi titolo svolgono attività in nome e

per conto della Backstage

• i clienti

• i partners

Tutti i destinatari del Codice sono obbligati a osservarne e a rispettarne i principi. Ciò costituisce il presupposto per il

mantenimento e la prosecuzione nel tempo di ogni genere di rapporto instaurato con la Backstage da quello di

subordinazione dipendente, a quello di collaborazione, di consulenza di fornitura di beni e servizi, di clientela, etc.

La mancata osservanza delle presenti norme di comportamento può altresì dar luogo, in relazione alla gravità della

trasgressione a diversi gradi di sanzioni disciplinari sino all’interruzione definitiva del rapporto intercorrente.

Per agevolarne la conoscenza, la Backstage provvede a distribuire una copia del proprio Codice Etico a tutti i soci, agli

organi sociali, al personale e alle società eventualmente controllate. Ne affigge copia alla bacheca aziendale e, per

favorirne la conoscenza all’esterno lo distribuisce ai consulenti, ai fornitori e ai clienti e ne segnala l’adozione nella

brochure.

Art. XIII- REVISIONI

Ogni modifica al presente Codice deve essere approvata dall’amministratore e portata a conoscenza dei soggetti

destinatari di cui al paragrafo che precede.

Art. XIV – NORME SPECIFICHE INSERITE SULLA BASE DELLA COMPLIANCE

ALLA DISCIPLINA DELLA RESPONSABILITA’ AMMINISTRATIVA DELLE PERSONE

GIURIDICHE EX D.LGS. 231/01

I. PAGAMENTI ILLECITI E CORRUZIONE

La Backstage proibisce i pagamenti di qualunque tipo o a qualsiasi soggetto, le promesse di “favori” di qualunque natura,

qualsiasi forma di accordo preventivo tra il personale della Backstage e funzionari e dipendenti della P.A., effettuati tutti

al fine di ottenere in cambio vantaggi nella vendita di beni e/o servizi, o per favorire interessi dell’Azienda presso la P.A.

o qualsiasi altra Autorità governativa: qualsiasi forma di pagamento, promessa di favori, sovvenzioni, accordi preventivi

di tale natura, effettuati in qualsiasi paese del Mondo, costituisce per la Backstage una violazione dei propri regolamenti

e procedure interne aziendali.

E’ vietata altresì qualsiasi forma di pagamento, dono o servizio, anche se solo in apparenza volto ad influenzare le azioni

di un Funzionario appartenente alla P.A.

La Backstage proibisce altresì la c.d. “corruzione commerciale”che viola leggi nazionali e di molti altri paesi.

Per “corruzione commerciale” s’intende la fornitura di un bene di valore ad un intermediario (es. un dipendente di un

Cliente della Backstage) allo scopo di influenzare la condotta commerciale del Cliente stesso.

A tal proposito la Backstage vieta a qualsiasi:

• Dipendente

• Consulente

• Agente

• Intermediario

• O altro soggetto che agisca per conto di intermediari, agenti e consulenti della Backstage, o chiunque agisca

direttamente per conto dell’Azienda stessa

di partecipare – direttamente o indirettamente – a qualsiasi attività del tipo descritto come “corruzione commerciale”.

II. CONFLITTI DI INTERESSI – DONI E REGALI

Il personale della Backstage non può offrire od accettare doni intesi ad influenzare le decisioni o le relazioni di business,

sia con soggetti Privati che con soggetti Pubblici.

Non e’ assolutamente permesso accettare o elargire doni sotto forma di “tangenti”, mentre e’ a propria discrezione

accettare o distribuire doni di valore “simbolico” ai soli fini promozionali.

A tal proposito la Backstage detta nel presente documento quelli che sono le modalità ed i limiti riferibili ai doni e regali:

viene fissata nella somma di euro 250,00 il limite di valore per i doni ed i regali effettuabili dai dipendenti dell’Azienda e

per considerare gli stessi “beni di modico valore”.

Prima di poter offrire doni e/o regali di modico valore e’ richiesta sempre la preventiva autorizzazione dell’Azienda nella

persona del proprio responsabile di riferimento.

La voce di spesa dovrà essere inserita nella categoria di spesa “regalo cliente”, ed essere sempre documentata e

tracciabile.

Qualora però, per particolari esigenze legate ad usi e o consuetudini locali, occorra derogare a tale limite di spesa, la

Backstage richiede una giustificazione scritta onde poter procedere a speciale autorizzazione, e tale spesa dovrà essere

documentata e registrata secondo le procedure dettate per poter essere sempre chiara e tracciabile.

Il donare o ricevere beni o pagamenti non autorizzati dall’Azienda può compromettere eventuali rapporti con la stessa,

ed essere considerati illegali.

III. ACCURATEZZA DEI LIBRI CONTABILI, DELLE REGISTRAZIONI E DEI RENDICONTI PUBBLICI

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e

congrua.

Tutte le azione e operazioni della Backstage devono avere un’adeguata registrazione e deve essere possibile la verifica

del processo di decisione, di autorizzazione e svolgimento.

Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in ogni momento

all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni di cui all’operazione stessa, e che individuino

chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

IV. SICUREZZA INFORMATICA

I sistemi di accesso ad INTERNET e tutti gli altri sistemi di comunicazione elettronica (ad es. mail e posta vocale), pur

costituendo un notevole ausilio nelle attività giornaliere, pongono ulteriori problemi di sicurezza sia ai dipendenti che

all’Azienda stessa.

A tal fine e’ opportuno adottare numerose precauzioni onde poter conservare l’integrità della tecnologia e dei dati

informatici aziendali.

Considerato che l’accesso ad INTERNET tramite Modem mette a rischio sia il computer dei dipendenti che l’intera rete

aziendale, e’ necessario utilizzare tutti i meccanismi, gli strumenti, nonché le procedure approvate per lo svolgimento di

queste attività.

I dipendenti della Backstage non possono utilizzare account e-mail non aziendali per l’invio e la ricezione di informazioni

commerciali relative all’Azienda.

Sebbene sia consentito di utilizzare sporadicamente le attrezzature elettroniche della Backstage per scopi personali, si

precisa che sui sistemi di comunicazione dell’azienda o in relazione alle informazioni inviate a, o memorizzate su tali

sistemi, non e’ garantita la PRIVACY.

Inoltre, tutti i documenti (comprese le comunicazioni elettroniche) sono di proprietà dell’Azienda, e possono essere dalla

stessa esaminate in qualsiasi momento.

Redatto da: Avv. Roberta Filoramo